Хостинг в РФ и маршруты персональных данных: почему одного российского сервера мало

Российский хостинг - хороший старт, но сам по себе он не доказывает, что сайт правильно обрабатывает персональные данные. Сервер с лендингом может находиться в России, а заявки при этом уходят в зарубежную CRM, почтовый сервис, виджет чата, таблицу подрядчика или систему рассылок. Поэтому проверять нужно не только домен и IP, а весь маршрут данных.

Эта тема связана с хабом хостинг и локализация, статьей о локализации баз данных и материалом про трансграничную передачу.

Сервер сайта и база данных - не одно и то же

Требование локализации связано с операциями при сборе персональных данных граждан РФ с использованием баз данных, находящихся на территории России. Поэтому важно понять, где происходит первичная запись данных из формы: в базе сайта, CRM, почтовом сервисе, таблице или иной системе.

Элемент	Что проверить	Типичный риск
Хостинг сайта	Где размещен сайт и серверная часть	Сайт в РФ, но заявки уходят дальше без карты маршрута
База заявок	Где впервые записываются данные формы	Первичная запись только во внешнем сервисе
Почта	Куда отправляются уведомления о заявках	В письмах хранится полный состав заявки
CRM	Где хранится карточка клиента	Нет описания подрядчика и места хранения
Резервные копии	Где лежат копии базы и файлов	Копии забыты в старом облаке или у подрядчика

Что считать маршрутом данных

Маршрут данных - это путь от момента ввода пользователем до всех систем, где сведения сохраняются, просматриваются или пересылаются. Для сайта с формой заявки минимальный маршрут может выглядеть так: браузер пользователя, сервер сайта, база заявок, уведомление на почту, CRM менеджера, резервная копия. Если добавлены чат, квиз, платежи, рассылка или доставка, маршрут становится длиннее.

Важный практический вывод: нельзя ограничиться ответом «сайт на российском хостинге». Нужно отдельно проверить, где находится база заявок, куда уходит почта, какие подрядчики имеют доступ и совпадает ли это с политикой и уведомлением РКН.

Иностранный сервис не всегда означает нарушение, но всегда требует проверки

Иностранная аналитика, чат или CRM требуют фактической оценки: какие данные уходят поставщику, является ли это персональными данными, где они впервые записываются и есть ли трансграничная передача. Не стоит писать в документах общую фразу «данные не передаются третьим лицам», если заявки реально уходят в сервисы подрядчиков.

Если передача за пределы России есть, проверьте необходимость уведомления о трансграничной передаче, условия получателя и соответствие политики реальному процессу. Это отдельная процедура и она не заменяет обычное уведомление оператора об обработке персональных данных.

Мини-чек-лист инфраструктуры

1. Найдите все формы, чаты, квизы, кабинеты и подписки.
2. Отправьте тестовые заявки и зафиксируйте, куда они попали.
3. Проверьте место первичной записи данных.
4. Составьте список подрядчиков и сервисов, которые видят заявки.
5. Проверьте резервные копии, почту и старые интеграции.
6. Сверьте маршрут с политикой, cookie-документом и уведомлением РКН.

Официальные источники

• Роскомнадзор: трансграничная передача персональных данных.
• Федеральный закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ.

Частые вопросы

Достаточно ли купить российский хостинг?

Нет. Нужно проверить не только сервер сайта, но и базу заявок, CRM, почту, резервные копии, чаты и подрядчиков, которые получают данные.

Если CRM зарубежная, это всегда нарушение?

Нет, автоматического вывода нет. Нужно установить состав данных, место первичной записи, получателя и применимые процедуры трансграничной передачи.

Что проверит RKN Shield в инфраструктуре сайта?

Проверка помогает найти формы, видимые интеграции, правовые ссылки, cookie-блоки и признаки маршрута данных. Для глубокой проверки владелец дополнительно сверяет внутренние CRM, почту и договоры.